Vẫn làm việc khi Microsoft 365 ngừng hoạt động. Trong sáu tuần, trên một nơi làm việc số có chủ quyền.

Khách hàng điển hình

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đức, Áo hoặc Thụy Sĩ với 10 đến 250 nhân viên, hiện đang làm việc với Microsoft 365: Exchange Online và Outlook cho email và lịch, OneDrive và SharePoint cho tệp, Teams cho chat và họp. Doanh nghiệp không có bộ phận IT riêng, hoặc bộ phận này chỉ gồm một đến hai người. Lý do bắt đầu thường là một lần sự cố, một đợt tăng giá hoặc câu hỏi của khách hàng về nơi lưu dữ liệu của họ.

Bạn có gì sau sáu tuần

Một bộ công cụ thư điện tử cho email, lịch và danh bạ, có webmail và đồng bộ cho thiết bị di động, Apple Mail, Thunderbird và Outlook. Một hệ thống quản lý tài liệu để lưu trữ và chia sẻ tệp, đồng bộ về máy tính. Một bộ ứng dụng văn phòng để đội ngũ của bạn cùng chỉnh sửa văn bản, bảng tính và bài trình chiếu ngay trong trình duyệt. Chat nhóm và họp trực tuyến có chia sẻ màn hình. Một lần đăng nhập cho mọi dịch vụ, có xác thực hai yếu tố, và một kho mật khẩu. Ngoài ra còn có sao lưu hàng ngày với một lần khôi phục đã diễn tập, giám sát kèm cảnh báo, sổ tay vận hành và buổi đào tạo cho nhân viên. Đến lúc đó, hộp thư, lịch, danh bạ và tệp hiện có của bạn đã được chuyển sang.

Có chủ quyền không có nghĩa là tự cung tự cấp

Chúng tôi không hứa với bạn một hệ thống IT không phụ thuộc vào ai. Nơi làm việc này cũng cần phần mềm, trung tâm dữ liệu và con người vận hành. Điểm khác biệt là bạn biết rõ từng sự phụ thuộc và có thể thay đổi nó. Phần mềm là mã nguồn mở. Dữ liệu của bạn nằm ở định dạng mở và truy cập được qua các chuẩn mở, nên có thể xuất toàn bộ bất cứ lúc nào. Toàn bộ cấu hình thuộc về bạn. Trong tuần 6, chúng ta cùng diễn tập tình huống khẩn cấp: chúng tôi khôi phục môi trường của bạn từ bản sao lưu tại một địa điểm thứ hai. Sau đó bạn biết chính xác một lần chuyển đổi mất bao lâu, không cần phải ước đoán.

Chính chúng tôi cũng làm việc như vậy

Chính chúng tôi làm việc với Openspace (bộ công cụ thư điện tử, quản lý tài liệu, bộ ứng dụng văn phòng, chat nhóm, họp trực tuyến, đăng nhập tập trung và kho mật khẩu). Những gì chúng tôi thiết lập cho bạn, chúng tôi biết từ công việc hàng ngày của mình, kể cả những chỗ còn vướng. Ở chúng tôi, các trợ lý AI cũng làm việc trong Openspace: chúng tìm kiếm và đọc tài liệu, tạo hộp thư và lấy thông tin đăng nhập từ kho mật khẩu. Mỗi trợ lý có tài khoản riêng tại hệ thống đăng nhập tập trung và chỉ truy cập các dịch vụ qua một cổng duy nhất, nơi quy định rõ nó được phép làm gì. Trợ lý của chúng tôi được đọc tài liệu, nhưng không được sửa hay xóa.

Nơi làm việc chạy ở đâu

Trên phần cứng của bạn, tại một nhà cung cấp ở Thụy Sĩ hoặc EU do bạn chọn, hoặc trên nền tảng của chúng tôi tại EU. Cấu hình và dữ liệu thuộc về bạn, nên bạn có thể tự vận hành hoặc đổi nhà cung cấp bất cứ lúc nào.

Sáu tuần, một lần chuyển đổi đã diễn tập

01 /

Tuần 1: khảo sát

Chúng tôi ghi nhận hộp thư, dung lượng dữ liệu, các nhóm và thư mục chia sẻ, cùng mọi thứ khác đang phụ thuộc vào Microsoft 365: macro, biểu mẫu, ứng dụng nghiệp vụ được kết nối. Bạn nhận danh mục các phụ thuộc và kế hoạch chuyển đổi. Thứ Sáu bạn quyết định tiếp tục, hoặc dừng lại và giữ danh mục cùng kế hoạch.

02 /

Tuần 2: thiết lập

Đăng nhập với xác thực hai yếu tố, bộ công cụ thư điện tử, quản lý tài liệu, bộ ứng dụng văn phòng, chat và họp trực tuyến. Sao lưu và giám sát chạy từ ngày đầu tiên.

03 /

Tuần 3: thí điểm

Một nhóm thí điểm làm việc một tuần trong môi trường mới, với hộp thư và tệp của chính họ. Những gì còn vướng, chúng tôi khắc phục trước khi mọi người chuyển sang.

04 /

Tuần 4 và 5: chuyển đổi

Hộp thư, lịch, danh bạ và tệp được chuyển theo từng đợt, ngoài giờ làm việc của bạn. Trong thời gian đó Microsoft 365 vẫn chạy song song.

05 /

Tuần 6: chuyển hẳn và bàn giao

Việc nhận email được chuyển sang hệ thống mới. Chúng tôi diễn tập khôi phục tại một địa điểm thứ hai, đào tạo nhân viên của bạn và bàn giao sổ tay vận hành.

Câu hỏi thường gặp

Chúng tôi có phải bỏ hoàn toàn Microsoft 365 không?

Không. Bạn quyết định cho từng dịch vụ. Nếu cần các tệp Excel có macro, bạn giữ lại một vài giấy phép Office cho việc đó và vẫn lưu tệp trong hệ thống quản lý tài liệu mới. Điều quan trọng là email, tệp và liên lạc không còn cùng phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.

Chúng tôi có thể tiếp tục dùng Outlook và các tệp Office không?

Có. Outlook kết nối được với bộ công cụ thư điện tử, cho email cũng như cho lịch và danh bạ. Các tệp Word, Excel và PowerPoint mở và chỉnh sửa được trong trình duyệt và trong mọi ứng dụng văn phòng thông dụng. Những tệp có nhiều macro được kiểm tra từng tệp trong tuần 1.

Những gì không thể thay thế một-một?

Điện thoại qua Teams, Power BI, Power Automate và các quy trình được xây dựng trong SharePoint. Sau tuần 1, các phụ thuộc này nằm trong danh mục, mỗi mục kèm đề xuất thay thế hoặc chủ động giữ lại.

Điều gì xảy ra nếu nơi làm việc này gặp sự cố?

Môi trường này cũng có thể gặp sự cố. Hệ thống giám sát báo ngay khi có sự cố, sao lưu chạy hàng ngày và việc khôi phục đã được diễn tập. Vì vậy bạn biết việc khôi phục mất bao lâu, và khi cần có thể đưa nơi làm việc hoạt động trở lại tại một nhà cung cấp khác.

Ai vận hành nơi làm việc sau đó?

Bạn quyết định. Đội ngũ hoặc đối tác IT của bạn tiếp quản với sổ tay vận hành và đào tạo, hoặc chúng tôi vận hành với giá cố định hàng tháng.

Chúng tôi có thể dùng trợ lý AI trong Openspace không?

Có, nếu bạn muốn. Openspace truy cập được qua các giao diện mở, nên có thể kết nối các trợ lý AI. Chúng tôi thiết lập theo đúng cách chính chúng tôi làm việc: mỗi trợ lý có tài khoản riêng, bắt đầu với quyền đọc và chỉ được cấp thêm quyền khi bạn quyết định. Bạn quyết định mô hình ngôn ngữ nào xử lý nội dung của mình và mô hình đó chạy ở đâu. Việc kết nối trợ lý không thuộc phạm vi cố định của sáu tuần; chúng tôi trao đổi trong tuần 1 và báo giá riêng.