Weiterarbeiten, wenn Microsoft 365 stillsteht. In sechs Wochen auf einem souveränen Arbeitsplatz.

Der typische Mandant

Ein KMU aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz mit 10 bis 250 Mitarbeitenden, das heute mit Microsoft 365 arbeitet: Exchange Online und Outlook für E-Mail und Kalender, OneDrive und SharePoint für Dateien, Teams für Chat und Besprechungen. Eine eigene IT-Abteilung gibt es nicht, oder sie besteht aus ein bis zwei Personen. Den Anstoss gibt oft ein Ausfall, eine Preiserhöhung oder die Frage eines Kunden, wo seine Daten liegen.

Was Sie nach sechs Wochen haben

Eine Mailsuite für E-Mail, Kalender und Kontakte, mit Webmail und Abgleich für Mobilgeräte, Apple Mail, Thunderbird und Outlook. Eine Dokumentenverwaltung mit Dateiablage und Freigaben, die sich auf den Desktop synchronisiert. Eine Office-Suite, mit der Ihr Team Dokumente, Tabellen und Präsentationen gemeinsam im Browser bearbeitet. Einen Team-Chat und Videokonferenzen mit Bildschirmfreigabe. Eine einzige Anmeldung für alle Dienste, mit Zwei-Faktor-Authentisierung, und einen Passwort-Tresor. Dazu kommen eine tägliche Sicherung mit erprobter Wiederherstellung, eine Überwachung mit Alarmen, ein Betriebshandbuch und eine Schulung für Ihre Mitarbeitenden. Ihre bestehenden Postfächer, Kalender, Kontakte und Dateien sind dann migriert.

Souverän heisst nicht autark

Wir versprechen Ihnen keine IT ohne Abhängigkeiten. Auch dieser Arbeitsplatz braucht Software, ein Rechenzentrum und Menschen, die ihn betreiben. Der Unterschied: Sie kennen jede dieser Abhängigkeiten und können sie wechseln. Die Software ist Open Source. Ihre Daten liegen in offenen Formaten und sind über offene Standards erreichbar, sodass sie sich jederzeit vollständig exportieren lassen. Die gesamte Konfiguration gehört Ihnen. Den Ernstfall proben wir in Woche 6 gemeinsam: Wir stellen Ihre Umgebung aus der Sicherung an einem zweiten Ort wieder her. Danach wissen Sie, wie lange ein Wechsel dauert, und müssen es nicht schätzen.

So arbeiten wir selbst

Wir arbeiten selbst mit Openspace (Mailsuite, Dokumentenverwaltung, Office-Suite, Team-Chat, Videokonferenzen, zentrale Anmeldung und Passwort-Tresor). Was wir bei Ihnen einrichten, kennen wir aus dem eigenen Alltag, auch die Stellen, an denen es hakt. In Openspace arbeiten bei uns auch KI-Assistenten: Sie durchsuchen und lesen Dokumente, richten Postfächer ein und holen Zugangsdaten aus dem Passwort-Tresor. Jeder Assistent hat ein eigenes Konto bei der zentralen Anmeldung und erreicht die Dienste nur über eine einzige Stelle, an der festgelegt ist, was er darf. Dokumente dürfen unsere Assistenten lesen, aber nicht ändern oder löschen.

Wo der Arbeitsplatz läuft

Auf Ihrer eigenen Hardware, bei einem Anbieter Ihrer Wahl in der Schweiz oder der EU oder auf unserer Plattform in der EU. Konfiguration und Daten gehören Ihnen, sodass Sie den Betrieb jederzeit selbst übernehmen oder den Anbieter wechseln können.

Sechs Wochen, ein geprobter Wechsel

01 /

Woche 1: Bestandsaufnahme

Wir erfassen Postfächer, Datenmengen, Teams und Freigaben, ausserdem alles, was sonst an Microsoft 365 hängt: Makros, Formulare, angebundene Fachanwendungen. Sie erhalten ein Inventar Ihrer Abhängigkeiten und einen Migrationsplan. Am Freitag entscheiden Sie, ob es weitergeht oder ob Sie mit Inventar und Plan aussteigen.

02 /

Woche 2: Aufbau

Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentisierung, Mailsuite, Dokumentenverwaltung, Office-Suite, Chat und Videokonferenzen. Sicherung und Überwachung laufen vom ersten Tag an.

03 /

Woche 3: Pilot

Eine Pilotgruppe arbeitet eine Woche lang in der neuen Umgebung, mit ihren eigenen Postfächern und Dateien. Was dabei hakt, beheben wir, bevor alle umziehen.

04 /

Wochen 4 und 5: Migration

Postfächer, Kalender, Kontakte und Dateien ziehen in Etappen um, ausserhalb Ihrer Arbeitszeiten. Microsoft 365 läuft so lange parallel weiter.

05 /

Woche 6: Umschaltung und Übergabe

Die E-Mail-Zustellung wird umgestellt. Wir proben die Wiederherstellung an einem zweiten Ort, schulen Ihre Mitarbeitenden und übergeben das Betriebshandbuch.

Häufige Fragen

Müssen wir Microsoft 365 vollständig aufgeben?

Nein. Sie entscheiden für jeden Dienst einzeln. Wer Excel-Dateien mit Makros braucht, behält dafür einzelne Office-Lizenzen und legt die Dateien trotzdem in der neuen Dokumentenverwaltung ab. Entscheidend ist, dass E-Mail, Dateien und Kommunikation nicht mehr gemeinsam an einem einzigen Anbieter hängen.

Können wir Outlook und unsere Office-Dateien weiterverwenden?

Ja. Outlook lässt sich an die Mailsuite anbinden, für E-Mail ebenso wie für Kalender und Kontakte. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien lassen sich im Browser und in jeder gängigen Office-Anwendung öffnen und bearbeiten. Dateien mit umfangreichen Makros prüfen wir in Woche 1 einzeln.

Was lässt sich nicht eins zu eins ersetzen?

Telefonie über Teams, Power BI, Power Automate und Abläufe, die in SharePoint gebaut wurden. Solche Abhängigkeiten stehen nach Woche 1 im Inventar, jeweils mit dem Vorschlag, sie abzulösen oder bewusst zu behalten.

Was passiert, wenn dieser Arbeitsplatz ausfällt?

Auch diese Umgebung kann ausfallen. Die Überwachung meldet einen Ausfall sofort, die Sicherung läuft täglich, und die Wiederherstellung ist geprobt. Sie wissen also, wie lange sie dauert, und können den Arbeitsplatz notfalls bei einem anderen Anbieter wieder in Betrieb nehmen.

Wer betreibt den Arbeitsplatz danach?

Das entscheiden Sie. Ihr Team oder Ihr IT-Partner übernimmt mit Betriebshandbuch und Schulung, oder wir betreiben ihn zu einem monatlichen Festpreis.

Können wir in Openspace KI-Assistenten einsetzen?

Ja, wenn Sie das möchten. Openspace ist über offene Schnittstellen erreichbar, sodass sich Assistenten anbinden lassen. Wir richten sie so ein, wie wir selbst arbeiten: Jeder Assistent erhält ein eigenes Konto, beginnt mit Leserechten und erhält weitere Rechte erst, wenn Sie es entscheiden. Welches Sprachmodell Ihre Inhalte verarbeitet und wo es betrieben wird, legen Sie fest. Die Anbindung gehört nicht zum festen Umfang der sechs Wochen; wir besprechen sie in Woche 1 und offerieren sie getrennt.