Der typische Mandant
Ein KMU aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz mit 10 bis 250 Mitarbeitenden und einem Ablauf mit hohem Volumen und viel Text: Offerten im Handel, Rapporte im Handwerk, Belege und Posteingang bei Treuhändern und Verwaltungen, Kundenanfragen in der Serviceabteilung eines Industriebetriebs. Ein eigenes Datenteam gibt es nicht, und es soll auch keines nötig sein.
Typische Use Cases
Posteingang und Kundenservice: E-Mails einordnen, weiterleiten und Antworten entwerfen. Offerten: Anfragen lesen und Entwürfe aus Preisliste und früheren Offerten erstellen. Eingangsrechnungen: Belege erfassen, Kontierung vorschlagen, Abweichungen von der Bestellung markieren. Wissenssuche: Fragen zu Handbüchern, Verträgen und Tickets beantworten, immer mit Quelle. Auftragsabwicklung: Schritte mit Fristen und Eskalation steuern. Rapporte und Protokolle: zusammenfassen und Aufgaben ableiten. In jedem Fall entscheidet ein Mensch an der festgelegten Stelle, etwa bei der Freigabe einer Antwort oder einer Zahlung.
Was Sie nach drei Wochen haben
Den heutigen Ablauf als Prozessmodell mit Mengen, Durchlaufzeit und Aufwand pro Fall. Eine Bewertung der geprüften Use Cases mit Nutzen, Risiko und Aufwand. Einen Pilotbetrieb mit echten Fällen und Freigabe durch Ihre Mitarbeitenden. Eine Messung vorher und nachher: Zeit pro Fall, Fehlerquote und Anteil der Entwürfe, die ohne Korrektur freigegeben wurden. Eine kurze KI-Richtlinie, einen Eintrag ins KI-Inventar und eine Schulung für das Pilotteam. Und eine Entscheidungsvorlage für Ausbau, Anpassung oder Abbruch, mit Kosten für Betrieb und Ausbau.
Sie bestimmen das Modell
Sie wählen das Sprachmodell: eines, das Sie bereits lizenziert haben, einen Anbieter Ihrer Wahl oder ein offenes Modell auf Hardware in der Schweiz oder der EU. Prozess, Daten und Auditpfad bleiben auf unserer Plattform in der EU. Die KI erreicht Ihre Systeme nur über ein Gateway mit Authentifizierung und Berechtigungen pro Werkzeug, und jede Aktion wird protokolliert.
Gebaut mit den Werkzeugen, die wir selbst nutzen
Der Pilot läuft auf einer Prozess-Engine (BPMN), die Fristen, Eskalationen und Freigaben steuert und jeden Schritt protokolliert. Für E-Mail, ERP, Ablage und Tickets gibt es fertige Anbindungen. Die Wissenssuche nennt zu jeder Antwort die Quelle und zeigt nur, was die jeweilige Person sehen darf. Unsere eigene Finanzführung läuft seit August 2026 auf diesen Bausteinen: Kennzahlen aus Buchhaltung, Zahlungen und Steuerportalen werden stündlich ohne manuellen Eingriff zusammengeführt.
KI-Kompetenz nach dem EU AI Act
Seit dem 2. Februar 2025 muss jedes Unternehmen, das KI einsetzt, für ausreichende KI-Kompetenz seiner Mitarbeitenden sorgen. Für KMU in Deutschland und Österreich gilt das direkt, für Schweizer KMU, sobald ihr KI-System in der EU eingesetzt wird oder seine Ergebnisse dort verwendet werden. Der Sprint liefert dazu die Schulung des Pilotteams und eine kurze Richtlinie als Nachweis.
Drei Wochen, drei Entscheide
Woche 1: Prozess und Use Case
Kick-off, Aufnahme des Ablaufs, Messung des heutigen Aufwands an echten Fällen, Bewertung der möglichen Use Cases. Am Freitag entscheiden Sie, ob es weitergeht oder ob Sie zum halben Preis aussteigen.
Woche 2: Pilot bauen
Anbindung an Ihre Systeme, Festlegen der Freigabestellen, Test mit Fällen aus den letzten Wochen.
Woche 3: Pilot im Betrieb
Das Pilotteam arbeitet mit echten Fällen, wir messen und justieren. Abschluss mit Messergebnis, Regeln und Entscheidungsvorlage.
Häufige Fragen
Welches Sprachmodell setzen Sie ein?
Das bestimmen Sie. Wir binden Ihr bestehendes Modell, einen Anbieter Ihrer Wahl oder ein offenes Modell in der Schweiz oder der EU an.
Was passiert, wenn sich kein Use Case lohnt?
Dann steigen Sie nach Woche 1 zum halben Preis aus und behalten die Prozessaufnahme und die Bewertung.
Entscheidet die KI über Menschen?
Nein. Anwendungen wie die Vorauswahl von Bewerbungen oder Kreditentscheide stuft der AI Act als hochriskant ein. Sie sind nicht Teil des Sprints. In jedem Piloten gibt ein Mensch an der festgelegten Stelle frei.
Was kostet der Betrieb danach?
Das steht in der Entscheidungsvorlage, mit Festpreis für den Ausbau und den Kosten für Betrieb und Modell. Sie entscheiden erst danach.